«ТЕМА ПИСЬМА НАЧИНАЕТСЯ С ПРИОРИТЕТА. ПРИОРИТЕТНОСТЬ ОБОЗНАЧАЕТСЯ ПО ШКАЛЕ ОТ 1 ДО 4 (ОТ НАИБОЛЕЕ ДО НАИМЕНЕЕ ВАЖНОГО), ЧТО ОЗНАЧАЕТ СЛЕДУЮЩЕЕ:
1 – СРОЧНЫЕ И ВАЖНЫЕ;
2 – СРОЧНЫЕ, НО НЕВАЖНЫЕ;
3 – НЕ СРОЧНЫЕ, НО ВАЖНЫЕ;
4 – НЕ СРОЧНЫЕ И НЕВАЖНЫЕ.
ПОСЛЕ ПРИОРИТЕТА ЧЕРЕЗ ТИРЕ УКАЗЫВАЕТСЯ ТЕМА ПИСЬМА.
ДЛЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПИСЕМ БЕЗ ВАЖНОСТИ ЕСТЬ ОБОЗНАЧЕНИЕ INF (INFORMATION), ДЛЯ ПИСЕМ ПОВЫШЕННОЙ ВАЖНОСТИ – IMP (IMPORTANT)».
ТАКАЯ СИСТЕМА МОЖЕТ БЫТЬ ПОЛЕЗНОЙ, ЕСЛИ ВСЕ СОТРУДНИКИ БУДУТ СЛЕДОВАТЬ ЭТИМ ПРАВИЛАМ И НЕ ДОПУСКАТЬ ИСКЛЮЧЕНИЙ. ИНАЧЕ ВСЯ СИСТЕМА РУХНЕТ. ВВЕДЕНИЕ ТАКОЙ СИСТЕМЫ МОЖЕТ БЫТЬ СЛОЖНЫМ ПРОЦЕССОМ, ЗАТО ОЧЕНЬ УПРОЩАЕТ ДОКУМЕНТООБОРОТ.
Одна тема – одна ветка переписки
И наоборот: одна ветка переписки – одна тема. Если вы переписываетесь с человеком про буклеты и возникла необходимость обсудить с ним изменение зарплаты, начните другую ветку переписки. Это позволит вам без труда и сомнений подключить в ветку переписки других участников и не думать, что они могут увидеть информацию по другой теме, которую им вовсе не нужно знать.
Не создавайте новые ветки переписки для обсуждения одной и той же темы. Важно, чтобы в любой момент вам удобно было просмотреть историю обсуждения, не пытаясь найти обрывки обсуждений в разных цепочках.
«Я отвечаю на письмо с историей, но не создаю новое. Некоторые мои бывшие коллеги так делали, это крайне неприятно – из трех-четырех цепочек писем с похожими темами склеивать одну историю. Один раз мой руководитель даже дал мне такое задание: восстановить цепочку писем. Это было невероятно странно. Поверьте, очень странно». (Из комментариев.)
Используйте кнопки «Ответить» и «Ответить всем» по назначению
Когда вам приходит письмо, которое адресовано еще нескольким получателям, вы можете ответить только отправителю или сразу всем людям, которые стояли в копии. Часто мы отправляем ответ и даже не обращаем внимания на то, кому этот ответ будет доставлен. А это между тем приводит к большим неудобствам.
Например, если вы получили письмо, а ответ нужен только отправителю (допустим, такое: «Подтвердите получение письма»), то не нужно ставить в копию всех участников переписки, чтобы не захламлять их ящик ненужными сообщениями.
В то же время, если отправитель письма хотел обсудить важный вопрос со всеми, а вы написали ответ только ему, это означает, что никто другой вашего ответа не увидит и полноценного обсуждения не получится. Чтобы поддержать коллективное обсуждение, не забывайте нажимать кнопку «Ответить всем».
Если вы отправляли общее письмо и планировали дискуссию, а один из участников по ошибке написал только вам, не поставив в копию остальных, вы можете переслать его письмо всем, пояснив, что ответ увидели только вы, а его нужно принять во внимание остальным участникам переписки.
Добавление новых адресатов
Бывают ситуации, когда вы переписываетесь с каким-то партнером и понимаете, что к обсуждению нужно подключить вашего коллегу. Самое простое решение – добавить адрес коллеги в копию письма. Однако это может смутить вашего собеседника: он вдруг видит, что в копии письма стоит еще какой-то незнакомый человек, и начинает вспоминать, не разболтал ли он случайно лишней информации.
Чтобы избежать таких неловких ситуаций, спросите у своего собеседника, не возражает ли он, если вы добавите еще кого-то в копию. Если вам кажется, что ситуация не требует выяснения этого вопроса, то в любом случае обязательно представьте человека, которого добавляете в копию. Вы же знакомите своих друзей при встрече, если они не знают друг друга.
Если спрашивать некогда и вы точно знаете, что секретной информации письмо не содержит, то, добавляя нового адресата, обязательно представьте его и скажите, чего вы от него хотите:
«Василий, добавляю в копию письма Антона. Он отвечает за техническое сопровождение. Антон, у Василия сервис работает с перебоями. Помоги, пожалуйста, устранить неполадки».
И обязательно, обязательно перечитайте историю переписки, в которую вы добавляете нового участника: нет ли там чего-то, что никому больше не надо видеть. Если в самом начале переписки вы писали: «Да у этого Антона вечно все ломается!» – то Антона в такую переписку лучше не добавлять.
Если в копии несколько адресов, то обязательно пишите имя того, к кому обращаетесь. Иначе участникам будет непонятно, от кого из них вы ждете ответа.
Скрытая копия адресата
Не используйте скрытую копию, когда отправляете письма. Спросите себя: что и от кого вы хотите скрыть? Ставя получателя в скрытую копию, вы предлагаете ему стать «тайным свидетелем», а также вводите получателя в заблуждение – ведь он не знает, что содержание этого письма известно еще кому-то.
Председатель совета директоров Google Эрик Шмидт в книге «Как работает Google» советует: «Единственный случай, когда мы рекомендуем использовать функцию скрытой копии в письмах, – это если вы убираете кого-то из темы обсуждения. Когда вы нажимаете «Ответить всем», отправляя письмо длинному списку адресатов, переместите тех, кто больше не имеет отношения к данной теме, в поле “Скрытая копия” и сообщите об этом в тексте письма. Они с облегчением вздохнут, когда не увидят очередное, не имеющее к ним отношения сообщение, которое захламляет их папку “Входящие”».
Еще один повод использовать скрытую копию – это массовая рассылка.
ОБОЗНАЧЕНИЯ В АДРЕСНОЙ СТРОКЕ:
to: основной получатель письма;
cc: копия письма (carbon copy) – дополнительные получатели письма, которые видят адреса друг друга;
bcc: (blind carbon copy) – скрытые получатели письма, чьи адреса не видны другим получателям.
Массовые рассылки
Если вы делаете рассылки вашим клиентам, пользуйтесь специализированными сервисами. Важно, чтобы у получателя была возможность отписаться от рассылки. Если он будет получать от вас нежелательную почту без возможности от нее отписаться, то будет отправлять все ваши письма в спам, и очень скоро ваш электронный адрес попадет в список неблагонадежных. И тогда письма вообще перестанут доходить до адресатов.
Если же приходится делать рассылку с почты, то всех адресатов обязательно ставьте только в скрытую копию, чтобы никто из получателей не видел остальных адресов и не мог ими воспользоваться. Нечистоплотные спамеры
[2] именно так воруют чужие адреса для своих рекламных рассылок. Кстати, так делают не только спамеры, но и пиарщики, которые таким образом получают готовую базу нужных людей.
