ЛАЙФХАК
РЕГУЛЯРНО ПРОСМАТРИВАЙТЕ ПАПКУ СО СПАМОМ.
ИНОГДА ТУДА ПО ОШИБКЕ ПОПАДАЮТ ВАЖНЫЕ ПИСЬМА. ВАШ ПОЧТОВЫЙ ЯЩИК САМ ОТСОРТИРОВЫВАЕТ ПИСЬМА В СПАМ. ВЫ МОЖЕТЕ ЕМУ ПОМОЧЬ ПРАВИЛЬНО РАСПОЗНАВАТЬ ВАЖНЫЕ ПИСЬМА.
1. ЕСЛИ ПИСЬМО ПОПАЛО В ПАПКУ С НЕЖЕЛАТЕЛЬНОЙ ПОЧТОЙ, ТО СНИМИТЕ С НЕГО МЕТКУ «СПАМ».
2. ДОБАВЬТЕ ОТПРАВИТЕЛЯ В АДРЕСНУЮ КНИГУ. ПИСЬМА С АДРЕСОВ, КОТОРЫЕ ВКЛЮЧЕНЫ В АДРЕСНУЮ КНИГУ, КАК ПРАВИЛО, НЕ ПОПАДАЮТ В СПАМ.
НЕ УДАЛЯЙТЕ СПАМ, НЕ ПРОВЕРИВ ТЕМЫ ПИСЕМ, ЧТОБЫ НЕ УДАЛИТЬ СЛУЧАЙНО ЧТО-ТО ВАЖНОЕ.
Помните: если вы поставили адреса не в скрытую копию, то любой получатель может начать отвечать сразу всем, чем еще больше разгневает адресатов. А если вы поставите адреса в скрытую копию, то никто из получателей не может ответить всем адресатам.
Frwd: Пересылка писем
Постарайтесь вообще не использовать функцию пересылки писем. Она предполагает, что вы передаете информацию человеку, которому она не предназначалась. А это не более этично, чем пересказывать за спиной чужие секреты. Если все-таки собираетесь переслать кому-то информацию из письма, которое предназначалось вам, то придерживайтесь следующих правил:
• обязательно перечитайте всю историю переписки, которая содержится в этом письме. Письмо может содержать информацию, которую получатель не должен увидеть. В таком случае не пересылайте старое письмо, а скопируйте ту информацию, которая нужна, и отправьте только ее.
• Если вы пересылаете кому-то письмо, то спросите разрешения или хотя бы предупредите человека, который участвовал в переписке («Пересылаю нашу цепочку Роману, он даст свои комментарии»). Так человек будет знать, кто еще теперь владеет этой информацией.
• Если вы пересылаете письмо, то обязательно напишите адресату, с какой целью вы это делаете, сформулируйте задачу («Посмотри, мы обсуждаем эту тему с Петром, хочу, чтобы ты был в курсе, делать пока ничего не надо» или «Посмотри, у заказчика возникла проблема с отображением фотографий, нужно исправить баг в приложении сегодня»). Пишите сразу, что именно нужно сделать, чтобы собеседнику не пришлось гадать, восстанавливать ход событий и долго рыться в истории переписки.
Не превращайте почту в чат
* * *
15:28 «Предлагаю назначить встречу», – пишете вы.
15:29 «Давайте через неделю», – отвечает ваш собеседник.
15:31 «Когда и где вам удобно?» – спрашиваете вы.
15:31 «Можно в центре», – отвечает ваш собеседник.
15:32 «Во сколько и где именно?» – спрашиваете вы…
* * *
12:20 «Какой цвет стульев вам больше нравится?»
12:21 «Зеленый».
12:22 «Зеленых нет в нужном количестве».
12:23 «А какие есть?»
12:24 «Сейчас уточню».
12:24 «Ок!»
12:26 «Есть красные и синие».
12:26 «Понял».
12:27 «На какие стулья оформлять заказ?»
И так до бесконечности. За 5 минут вы отправили десяток писем и так ничего и не выяснили. Почта превращается в чат. А ведь почта – это рабочий инструмент с долгосрочной памятью. Если вам через неделю понадобится освежить в памяти договоренности, вам придется перечитать весь поток односложных писем, в которых вы обсуждали один вопрос. Старайтесь избегать сверхкоротких неинформативных сообщений. Такие разговоры либо переносите в рабочий чат, либо решайте по телефону, но лучше просто пишите информативные письма:
«Предлагаю встретиться на следующей неделе. Например, можно в понедельник в нашем офисе с 14:00 до 18:00 или во вторник после полудня в любое время в центре города. Какое время и место вам больше подходит?»
«Можно заказать красные или синие стулья, их привезут в любом количестве. Зеленых только 10 штук. Сколько стульев какого цвета включать в заказ?»
Отвечайте на письмо, которое пришло к вам по ошибке
Ошибиться при отправке письма очень легко. Думаю, вы хотя бы раз получали письмо, которое было адресовано не вам. Если вы поняли, что письмо пришло к вам по ошибке, напишите об этом отправителю. Он будет очень вам благодарен, потому что не потеряет время на ожидание ответа, а сможет быстро переслать письмо тому, кому оно предназначалось.
Если вы отправили кому-то письмо по ошибке, то напишите следом письмо с извинениями, объясните, что спутали адреса, не заставляйте получателя ломать голову над тем, чего вы от него хотите и почему именно от него.
Работа с вложениями
Если вы отправляете человеку файл, то обязательно в сопроводительном письме напишите, что в нем содержится. Даже если вы только что по телефону договорились, что пришлете смету, все равно напишите в сопроводительном письме: «Отправляю смету проведения конференции». Это нужно для того, чтобы пользователь в будущем мог легко по поиску найти письмо с нужным файлом.
То же самое относится и к отправке ссылок: если вы отправляете кому-то ссылку, то обязательно напишите пояснение, почему получатель должен по ней пройти и что его ожидает. Удобно, если вы будете прятать длинную ссылку за слово, которое поясняет содержание ссылки: «Посмотрите, здесь пример того, как можно сделать украшение помещения».
Что не нужно отправлять в файлах?
• Не отправляйте текст письма отдельным файлом. Текст пишите непосредственно в письме.
• Не отправляйте файлы в нераспространенных форматах, которые открываются не на всех компьютерах. К примеру, не у всех установлены программы, в которых можно посмотреть файлы pages, phs, cdr.
• Не отправляйте сканы и фотографии текстовых файлов, если собеседнику нужно будет работать с текстом.
Если вы отправляете картинки, то не вставляйте их непосредственно в письмо. Их неудобно сохранять и пересылать. Кроме того, некоторыми почтовыми сервисами картинки в письме не отображаются. Не вставляйте картинки в Word, если вам нужно переслать сразу несколько изображений. Прикрепите их к письму отдельными файлами.
ЧТО НЕ НУЖНО ОТПРАВЛЯТЬ В ФОРМАТЕ ИЗОБРАЖЕНИЙ
1. Банковские реквизиты. Контрагенты присылают отсканированный счет, а вы перебиваете цифры реквизитов, рискуя ошибиться в многочисленных нулях.
2. Фото телефонного контакта. Просите прислать номер, а вам сбрасывают фото контакта из телефонной книжки: перепечатывайте теперь, чтобы позвонить.
3. Адрес электронной почты. Здесь еще больше вероятность ошибиться при перепечатывании.
4. Пресс-релизы в формате pdf или jpeg. Пиарщики отправляют их журналистам и, вероятно, надеются, что журналисты будут перепечатывать весь текст вручную.
