Добавьте действия
Страдательный залог и безличные глаголы лишают документ делового стиля – и делают его безумно скучным. Текст должен быть читабельным, если вы хотите, чтобы его читали.
Обоснуйте утверждения фактами
Если что-то важно, безотлагательно и стратегически обосновано, объясните почему. Иначе читатель подумает: «Может, для вас это и важно, но не для меня». И будьте осторожны: один непроверенный факт – и читатель потеряет доверие ко всему, что вы пишите.
УПРАЖНЕНИЕ 16. Пишите так, чтобы читали
Возьмите самую длинную презентацию PowerPoint, сформулируйте основную мысль одним предложением максимум из 10 слов, а потом составьте текст из 100 слов. Теперь напишите новую презентацию на 6 страниц. И проверьте, какая версия окажется более эффективной – короткая или длинная.
Не каждому дано быть Шекспиром, и не нужно.
03. Презентация
Каждому из нас доводилось присутствовать на мучительных презентациях, когда спикер сотрясает воздух пустыми словами, подчеркивающими его самомнение и бессвязность мысли. Не нужно подвергать других тем же пыткам, выступая в роли спикера.
Первый шаг подготовки – поработать над письменной речью и спланировать содержание. Древние греки считали публичные выступления искусством. Для них и для нас успешная речь состоит из трех элементов – логос, пафос и этос.
1. Логос, или логика. Хорошие спикеры сразу отвечают на вопрос: «Зачем людям это слушать?» Затем они объясняют, что они собираются сказать, говорят это и делают заключение, в котором опять же повторяют основную мысль. Ясно, просто, эффективно и без единой неудачной шутки в незадачливом исполнении. Логика крайне важна в первую минуту выступления: нужно объяснить, зачем аудитории слушать вас. В чем заключается проблема, возможность или перспектива, о которой вы собираетесь рассказать?
2. Этос. Это ответ на вопрос: «Почему я верю этому человеку?» Доверие нужно установить как можно быстрее; используйте факты для обоснования ваших утверждений. Цитируйте людей, которые помогли вам или поддержали ваше начинание, это укрепит доверие аудитории.
3. Пафос. Это эмоциональная связь с аудиторией. Фактов и логики не достаточно. Расскажите историю, которая будет близка и понятна им, близка их потребностям и опыту.
Логос, этос и пафос зависят и от аудитории, к которой вы обращаетесь. Чем больше группа, тем сложнее задача. И в этом случае лучше подумать, на кого вы хотите повлиять в первую очередь. Скорее всего, среди присутствующих есть один или два очень важных человека. Адресуйте свою речь им. Тогда вся презентация будет более живой и целенаправленной. А аргументы более вескими для тех, кого вы хотите убедить.
УПРАЖНЕНИЕ 17. Настоящий демагог (и бизнесмен)
Обдумайте логос, этос и пафос для выступлений с целью:
• представить свою организацию на отраслевой конференции из 300 участников;
• сделать обзор всего, что вы узнали о лидерстве, для группы из 20 человек на выездном мероприятии компании.
Стиль
Стиль имеет значение. Более 70 % поглощаемой нами информации – визуальная. Так что, если вы не отличаетесь красноречием, одеваетесь, как бродяга, сутулитесь и втягиваете голову в плечи, как подросток в период буйства гормонов, аудитория вряд ли оценит гениальность вашего сообщения. Лучше сосредоточиться на следующих аспектах:
• энергия;
• энтузиазм;
• воодушевление.
Вспомните худшую презентацию, на которой вы присутствовали. У нее были три вышеперечисленные характеристики?
Позвольте дать несколько практических советов.
Долой конспект
Чтение по конспекту звучит топорно и безжизненно. Лучше выучить вступление и вывод наизусть, для того чтобы начало и концовка были эффектными и эффективными. Запомните конкретные фразы, которые сыграют роль дорожных указателей. Они позволят сохранить структуру и целостность выступления, создав при этом впечатление спонтанности.
Избегайте сложных слайдов
Лучше глупые слайды и умный спикер, чем наоборот. На слайдах может быть три – четыре ключевых слова, чтобы аудитория понимала, о чем идет речь: а вы добавляете к ним комментарии. Катастрофа неизбежна, если заумные слайды, с подробным объяснением темы, глупый спикер зачитывает медленнее аудитории.
Расправьте плечи
Перенесите вес тела с пяток на мыски – слегка подайтесь вперед – так, чтобы под пятками легко проскользнул лист бумаги. Вес на пятки ведет к сутулости и упадку сил.
Заинтересуйте аудиторию
Смотрите людям в глаза, вместо того чтобы смотреть в пустоту. Не глазейте на одного человека из аудитории на протяжении всего выступления. Пока вы говорите одну фразу или предложение, вы смотрите на одного человека, потом переходите к следующей фразе и следующему человеку в другой части аудитории. У такого ритма три плюса.
1. Вы оживляете обстановку и привлекаете внимание людей, поскольку обращаетесь именно к ним. Или скажем иначе: если вы игнорируете их, не удивляйтесь, что они проигнорируют вас.
2. Вы точно видите, как люди реагируют на ваше выступление.
3. Вы почувствуете прилив сил, произведете впечатление человека собранного, целеустремленного, и аудитория проявит оживленный интерес и внимание.
Репетиция
Чем чаще вы репетируете, тем увереннее и спокойнее вы себя чувствуете. Даже если нельзя отрепетировать все, обязательно уделите внимание хотя бы минимальной подготовке.
• Тщательно отрепетируйте первые 30 секунд. В самом начале выступления вы будете нервничать больше всего, и все может разладиться. Но если вы точно знаете, что говорить в первые 30 секунд, то вступление пойдет как по маслу, вы привлечете внимание аудитории и выиграете время, чтобы взять себя в руки.
• Отрепетируйте ключевые фразы, которые вы хотите использовать для формулировки основных идей и перехода от одной мысли к другой. Тщательно обдумайте эти фразы: люди запомнят их надолго, даже когда забудут все остальное.
• Отрепетируйте последние 30 секунд. «Есть вопросы?» – не самая удачная концовка. Эффективное завершение выступления зачастую предполагает прямое обращение к аудитории, например: «Желаю вам всем успеха в потрясающем начинании, к которому мы с вами приступаем», «Не терпится поработать с вами над этим перспективным проектом» или «Теперь каждый из нас сможет оставить свой след в истории человечества».
Три аспекта успешной речи (энергия, энтузиазм, воодушевление) усиливаются еще двумя аспектами: компетентность и радость. Если вы эксперт в данной теме, вы не будете сильно нервничать и получите гораздо больше удовольствия от выступления. А если вы получите удовольствие, аудитория тоже порадуется. Если вам самому противно то, что вы делаете, не ждите особой радости со стороны слушателей.
