• у вас есть структура и подход к решению проблемы.
Важнейший шаг – найти актуальную проблему. Для этого рекомендую задать три вопроса:
1. Кто несет ответственность за решение этой проблемы? Кто заинтересован в ее решении?
2. Если проблему не решить, к каким последствиям это приведет?
3. Если проблему решить, к каким последствиям это приведет?
Если на эти вопросы можно дать обоснованные ответы, то, скорее всего, проблема актуальная, и вы быстро выясните, кого нужно привлечь к ее решению.
УПРАЖНЕНИЕ 23. Убедитесь, что вы действительно заняты актуальной проблемой
Есть масса прекрасных упражнений, которые демонстрируют, что групповой поиск решения намного лучше индивидуального; зайдите на веб-сайт www.wilderdom.com/games.
Взгляните на ваши текущие проекты и ответьте на следующие вопросы:
1. Кто несет ответственность за решение этой проблемы? Кто заинтересован в ее решении?
2. Если проблему не решить, к каким последствиям это приведет?
3. Если проблему решить, к каким последствиям это приведет?
Найдите актуальную проблему.
Процесс и методика
Добро пожаловать в мир рыбьих костей, шести шляп мышления, мозгового штурма, синектики, SWOT, анализа Парето, древ решения, метапланирования, карт, идейных фанатиков и многих других методов решения проблем. В сети найдется масса ресурсов и консультантов, если они вам понадобятся.
Основные принципы решения любой проблемы относительно просты.
• Понять проблему. Вы должны четко понимать, кто несет ответственность за решение проблемы и кого коснутся последствия ее решения или невозможности решения. Изучите проблему достаточно хорошо, чтобы убедиться, что вы занимаетесь причинами, а не симптомами. Почаще задавайте вопрос «почему?», чтобы найти основную причину проблемы.
• Сформулировать гипотезы. Некоторые доводят мозговой штурм до абсурда («Что если залить весь Нью-Йорк липкой патокой?»). Но если вы действительно понимаете суть проблемы, то за решением не придется далеко ходить. Чтобы провести качественный анализ, вместо того чтобы сыпать сумасбродными идеями, взгляните на проблему с других ракурсов. Как видят ее ваши клиенты? Как ваши конкуренты смогут использовать ее? Как подобные проблемы решают в других странах или отраслях?
• Оценить и выбрать лучшую гипотезу. Не тратьте время на оценку каждого варианта. Пусть команда выберет два-три самых привлекательных варианта. Обычно лучшие идеи остаются в результате естественного отбора. Если вы руководите группой, можете использовать право лидера и добавить еще одну идею для обсуждения.
• Составить план действий. Если первые три шага сделаны верно, то этот шаг – самый простой. План действий может выявить новые, второстепенные проблемы, которые можно решить тем же путем.
Организация и координация
Перечислим несколько простых правил для мозгового штурма, поиска решений и тимбилдинга. Координатор этих мероприятий должен следить за соблюдением правил. Как судья в спорте, он не имеет права принимать чью-либо сторону. У некоторых координаторов есть толстый свод правил, которые только мешают продуктивной дискуссии. Нужно максимум четыре правила. Пятьдесят правил никто не запомнит, а соблюдать то, что вы не помните, невозможно. Перечислим эти правила.
1. Сначала плюсы, потом минусы. Умные люди любят демонстрировать, какие они умные, – они гордятся тем, что проанализировали проблему и нашли ее слабые места. Замечательная стратегия выживания: ведь действительно нужно избегать глупостей. Но это также значит, что мы убиваем идеи до того, как поймем, насколько они хороши. Намного круче и продуктивнее – понять преимущества идеи, прежде чем анализировать трудности.
2. Никаких ракет самонаведения. Это крайний вариант первого правила. Понаблюдайте, что происходит, когда идею сбивает ракета, запущенная очередным умником. Все видят, что предлагать идеи – опасное занятие, поэтому молчат, а это конец конструктивного обсуждения.
3. Сначала основная мысль, потом подробности. Вспомните газеты: заголовок из трех – четырех слов – все, что нужно, чтобы понять суть статьи. Не давайте людям выступать с длинными речами: главное – собрать как можно больше идей. Это значительно облегчает задачу координатора: короткие, емкие фразы можно записать на доске, а вот целую речь писать на доске бессмысленно.
4. Выражайте опасения в позитивном ключе. Вместо «Какая ерунда! Это же стоит уйму денег» попробуйте так: «Как улучшить соотношение расходов и доходов?». Первый вариант ведет к конфликту; второй – к продуктивному обсуждению.
Как опытный регулировщик дорожного движения, опытный координатор аккуратно переносит на доску все предложенные идеи. Когда в воздухе витает слишком много идей, придется некоторые поставить на паузу, пока не освободится посадочная площадка. Опытный координатор сделает этот процесс комфортным и продуктивным для группы.
УПРАЖНЕНИЕ 24. Процесс решения проблемы
Используйте этот план действий, чтобы обсудить с коллегой один из вопросов:
• Как сократить преступность?
• Как повысить пенсии?
• Как повысить сбережения?
• Как обогнать конкурентов?
Невозможно соблюдать правила, которые вы не помните.
08. Распределение времени
Грамотно распределять время – не значит постоянно быть занятым. Мы и так уже слишком заняты, а работы меньше не становится. Главное – эффективно использовать то время, которым мы располагаем. Для этого стоит научиться:
• читать каждый документ или имейл только один раз;
• сделать все правильно с первого раза;
• навести порядок на столе и в голове.
Давайте упростим задачу. Позвольте предложить упражнение, которое научит вас распределять время намного эффективнее, чем большинство людей.
Наведите порядок на столе и в голове.
УПРАЖНЕНИЕ 25. Три способа грамотно распределять время
1. Подумайте, что вы действительно хотите сделать и что вам нужно сделать. Это старый добрый список целей и приоритетов на год, месяц, неделю и день. Когда есть четкое направление, вы точно знаете, что не нужно делать, что лучше делегировать и как не тратить время впустую. Простой вопрос покажет, насколько грамотно вы тратите свое время: «Чем мне запомнится этот год через 20 лет?» Будьте уверены, вам запомнятся не расчеты и отправленные электронные письма или полученные бонусы. Вы запомните свои достижения. Если год – это слишком долго, то подумайте: «Чем мне запомнится этот месяц в конце года?» Точно не тем, что вам удалось вовремя сдать отчет по расходам, отправить 620 электронных писем и остальное время топтаться на месте.
