• Презентации. Раньше они были короткими и информативными, потому что их было сложно сделать. PowerPoint позволяет легко составить огромную презентацию. Но если управленцы тратят свое время на PowerPoint и это лучшее применение для их времени, то платить им нужно соответственно. К тому же презентации стали слишком длинными и бессмысленными.
• Общение. Электронная почта – проклятие, а «ответить всем» – чума. Ее используют не по назначению, в основном для того, чтобы отметиться и обезопасить себя: если что-то пойдет не так, это не ваша вина. Письма порождают новые письма, поскольку каждый хочет показать, что вносит свою лепту. Вместо того чтобы отправить письмо, встаньте, сделайте несколько шагов и поговорите с человеком. Или позвоните по телефону. Электронная почта еще никому не помогала строить доверительные отношения, а ведь работа команды во многом зависит от доверия.
• Социальные сети, игры и онлайн-шоппинг. Чего ни сделаешь, только бы не работать. Причем некоторым специалистам удается делать вид, что они усердно работают, хотя на самом деле они зря тратят время.
• 24/7. Технологии – это неуправляемый монстр, сбежавший из зоопарка. Поскольку мы можем быть доступны 24 часа 7 дней в неделю, мы считаем, что обязаны быть онлайн. А когда мы ничем не заняты, возникает непреодолимое желание проверить электронную почту еще раз. Мы никогда не отключаемся, и в этом нет ничего хорошего.
Технологии могут быть смертоносным оружием, но они же могут быть фундаментом для продуктивной работы. Проблема не в технологиях, а в том, как мы ими пользуемся. Если у вас есть доступ к технологиям, это не значит, что ими непременно нужно пользоваться. Вернемся к нашим четырем примерам и посмотрим, можно ли с помощью технологий повысить продуктивность работы.
• Презентации. Хорошие презентации подобны алмазам: грамотная огранка идет им на пользу. Сократите презентацию до основной мысли и выбросьте все остальное. Результат будет короче и лучше. Можете сами составить презентацию в PowerPoint. Если нужны сложные графики или куча приложений (на всякий случай), найдите эксперта по PowerPoint, он поможет: это будет лучше, быстрее и дешевле. Если единственная польза от вас – слайды PowerPoint, то ваша зарплата должна соответствовать вашим талантам.
• Общение. Существует градация видов общения. Самый эффективный – личное общение: вы видите реакцию человека и можете на ходу корректировать свои слова. Легко добиться доверия и избежать недопонимания. Второе место занимает телефон: собеседника не видно, но, по крайней мере, вы слышите его голос и тоже можете подстроиться на ходу. Наконец, есть несинхронные методы общения, такие как электронная почта. Они вполне подходят для обмена информацией, пересылки файлов, но не для обсуждений и дебатов.
• Социальные сети, игры и онлайн-шоппинг. Их тоже можно использовать, чтобы повысить продуктивность. В качестве вознаграждения за труды. Наметьте несколько задач на день. Например, вам нужно сделать пару неприятных звонков: пообещайте себе несколько минут в социальных сетях после того, как выполните задачу. Сочетание вознаграждения и коротких интервалов работы помогает работать быстрее и лучше. К тому же у вас появится время для отдыха: все исследования за последние сто лет показали, что люди работают лучше, если отдыхают по несколько минут каждый час. И пусть вас не мучает чувство вины за пятиминутный перерыв, конечно, если остальные 55 минут вы провели с пользой для дела.
• 24/7. Ведущие фирмы уже поняли, что монстр совершенно не управляемый, и пытаются укротить его, запрещая сотрудникам пользоваться электронной почтой в определенные дни. В конечном итоге, только вы способны контролировать своего монстра. Подумайте, в какие дни и в какое время вы будете отвечать на почту, и соблюдайте график: можно даже подключить автоматические ответы на письма, для того чтобы люди знали, когда ждать от вас весточки.
Технологии должны быть вашими слугами, а не хозяевами.
Электронная почта еще никому не помогала завоевать доверие.
Часть шестая
Организационные навыки
01. Как принимать решения
Рациональные, политические и эмоциональные решения
Если верить экономистам, все решения политические. Если верить экономистам, последнюю рецессию невозможно было прогнозировать, зато можно прогнозировать еще десяток в будущем. Принятие решений в фирмах – это не упражнение на логику. Это глубоко политический и эмоциональный процесс. Эффективные решения бывают трех видов.
Рациональные решения
В теории можно использовать древо решений, мыслительные карты и Байесовский анализ. Практикующему менеджеру нужен простой инструмент для принятия решений. В основе грамотных деловых суждений лежит умение находить закономерности: если вы посмотрели один и тот же фильм несколько раз, то знаете, что будет дальше, и можете подготовиться. Если вы новичок, задача усложняется: фильм вы еще не видели. В таком случае вам нужна помощь людей, которые его уже посмотрели. Однако таких помощников должно быть несколько. У каждого свой взгляд. То есть они по-разному воспринимают действительность, и мнения у них разные. Когда у вас сложится достоверное представление о закономерностях, вы сможете составить грамотный план действий.
Политические решения
Нет такого понятия, как хорошая идея, которую не осуществили. Первая проверка для любого плана или решения – реализовали его или нет. А это значит, что для своего решения вы должны построить настоящую группу поддержки. Постарайтесь убедить людей в гениальности вашей идеи. Однако не удивляйтесь, если они станут критиковать вас. Ведь это не их идея, и никакой выгоды она им не принесет, зато им приятно задавать вам неудобные, но безумно «полезные» вопросы. Если вы проигнорируете их советы и ситуация выйдет из-под контроля, вы в беде. Если прислушаетесь к их советам, то всю славу они припишут себе.
Вместо того чтобы говорить, слушайте людей. Спросите, что бы они сделали на вашем месте. Возможно, они предложат вполне достойные идеи. В любом случае, раз вы обратились к ним за помощью, они будут чувствовать свою вовлеченность и заинтересованность. Хитрость в том, чтобы не давать им право вето на все решение. То есть если вы обратились за советом в отдел финансов, задавайте вопросы только о финансовых аспектах решения; маркетинг пусть занимается только маркетинговыми аспектами и т. д. В таком случае окончательное решение контролируете все-таки вы.
Приняв совет, вы можете поблагодарить каждого «наставника» за блестящие идеи и показать, как они повлияли на ваше решение. Отметьте, по каким вопросам вы достигли согласия, чтобы люди чувствовали свою ценность и вовлеченность: пусть их заинтересует ваше решение. Если между вами наметились серьезные разногласия, спросите, как бы они разрешили этот вопрос. Лучший вариант – сотрудничество, а не спор.
Эмоциональные решения
Любое решение предполагает риск. Рациональный риск – это оцененный риск, проанализированные нештатные ситуации. То есть вполне банальные, пустяковые риски. Поскольку они известны и рациональны, их довольно просто нивелировать.
